買掛金・給与社員の不正行為:識別・検出・防止

従業員や雇用主が給与詐欺を行う最も一般的な方法の1つは、時間や賃金を改ざんすること。これは、従業員または雇用主が、支払うべき報酬額を操作するために給与システムを変更する場合である。一般的に、このような給与詐欺は、従業員が労働時間を膨らませたり、報酬率を秘密裏に引き上げたりすることによって犯される。 

企業を欺いて不正な口座への支払いを行うために、請求書を操作または編集すること。

会社のために商品やサービスを真に提供しない人、または会社に真に雇用されていない人のこと。仕入先・従業員に対しては、仕入先・従業員を偽装し、最終的には加害者が資金を回収することを目的としている。この不正行為は、通常、給与/サプライヤーの記録を作成・変更する権限を有する不正な従業員によって行われる。

従業員が事業経費の償還を求めて虚偽または膨らませた請求を行った詐欺の一種。例えば、従業員は、食事のために偽のレシートを提出したり、タクシー料金の額を水増しししたり、個人旅行を事業費として請求したりすること。 

従業員と請負業者は、特に課税の観点から異なった扱いを受けている。この種の詐欺は、使用者が、従業員として分類された労働者に典型的に支払われる関連する権利及び税金を支払わなければならないことを避けるために、従業員の代わりに、労働者を独立した契約者として誤って分類する場合に発生する。 

不正行為を示す可能性のある支払パターンの不正や異常な上昇や矛盾に注意すること。この例として、銀行口座の詳細を変更する。

ベンダー/従業員の詳細情報と銀行口座情報を入念に検証し、特にベンダー/従業員からの正当な理由なしに突然の変更や更新があった場合に、不一致がないかどうかを確認すること。 

二重請求書を検出するソフトウェアソリューションを実装し、同じ商品やサービスに対する支払いが複数回行われないようにする。 

重要な財務情報へのアクセスを監視し、制限する。正当な目的を持たず、または不正にアクセスされていないスタッフが行った変更は、詐欺の兆候によってもたらされる可能性があるから。

データ分析は、給与記録やサプライヤー記録の不整合性を特定するのに有効である。たとえば、データ分析を使用すると、重複する銀行口座番号、従業員/サプライヤの名前、住所、電話番号を識別できる。これは、ゴーストサプライヤ/従業員の存在を識別するために不可欠。 

ベンダー検証・職務分離プロセスのためのプロトコルを含む強力な内部統制を実施する。これらの措置は、詐欺師にとってハードルを生み出し、支払いプロセスを操作することをより困難にしている。例えば、職務分離は、タイムシートの承認に責任を持つ1人の従業員、給与支払の処理に責任を持つ別の従業員、および給与小切手の発行に責任を持つ第3の従業員を持つことによって達成することができる。 

買掛金や給与計算プロセスの日常的な監査を実施し、財務記録を照合することにより、不一致があれば迅速に発見する。問題をすばやく特定できるようにすることで、不正がエスカレートするのを防ぐことができる。

支払いを行う前に、新規および仕入先および支払いの詳細を慎重に確認する。請求書に記載されているABNをABR検索する。銀行の詳細が正しいかどうか確信が持てない場合は、サプライヤーに連絡して確認する。 

得に支払いを行う、または承認する権限を有する職員の経歴を検証する。これにより、重要な財務情報へのアクセス権を付与する前に、潜在的な赤色のフラッグを特定することができる。

内部通報者とは、組織内で違法または非倫理的な活動を報告する従業員のことである。ビジネス倫理、インセンティブ、懸念を抱く可能性のある従業員の保護について従業員を教育することは、不正行為を発見し、抑止するための有効な手段である。